[직장인 AI 교육] (37편) 업무일지 양식, AI 채팅으로 채울까?
업무일지를 써야 하는 건 아는데, 바쁜 날이면 칸을 채우는 일 자체가 또 하나의 업무가 되지 않습니까?
업무일지는 일하는 중간에 AI 채팅창에 "업무일지에 넣어줘"라고 남기는 것만으로 체계가 잡힙니다.
예전에는 엑셀로 썼습니다. 지금은 일하다가 주요 업무를 AI 채팅창에 적어 두고, 그 채팅을 토대로 AI가 업무일지를 작성합니다.
업무일지를 AI로 쓰면 시간이 아니라 체계가 달라진다
AI로 업무일지를 써도 드는 시간은 엑셀 때와 비슷합니다. 예전에도 지금도 일하는 중간중간 적기 때문입니다.
달라진 것은 정리의 수준입니다. 엑셀에서는 그때그때 적은 메모가 칸마다 들쭉날쭉했습니다. 지금은 채팅에 적기만 하면 AI가 같은 칸에 맞춰 나눠 적습니다. 업무 종류도 AI가 알아서 분류합니다.
이렇게 쌓인 업무일지가 주간·월간 업무보고서의 재료가 됩니다. 업무일지가 정리돼 있어야 주간보고를 AI에게 맡길 수 있습니다.
업무일지 양식은 여섯 칸이면 된다
제가 쓰는 업무일지 양식은 날짜, 한 일, 관계자, 진행 상태, 이슈, 다음 할 일의 여섯 칸입니다.
| 칸 | 적는 내용 |
|---|---|
| 날짜 | 일한 날 |
| 한 일 | 한 업무와 업무 종류(카테고리) |
| 관계자 | 함께한 사람. 내부인지 외부인지 표시 |
| 진행 상태 | 완료, 진행 중, 대기 등 |
| 이슈 | 막힌 점이나 확인이 필요한 점 |
| 다음 할 일 | 이어서 할 일 |
사용법은 간단합니다. 일하다가 주요 업무를 마칠 때마다 AI 채팅창에 한 일을 적고 "업무일지에 넣어줘"라고 덧붙입니다. AI가 그 채팅 내용을 여섯 칸에 나눠 적습니다.
관계자 칸에 내부·외부를 나눠 두면 쓸모가 큽니다. 나중에 주간보고를 쓸 때 어떤 일이 바깥과 얽혀 있었는지 바로 보입니다.
채팅에 남기지 않은 업무는 빠진다
AI 업무일지의 약점은 누락입니다. AI는 채팅에 적힌 것만 정리합니다.
- 바쁘면 "업무일지에 넣어줘"를 남기지 않고 넘어가는 업무가 생깁니다.
- 모든 업무를 AI 채팅에 하나하나 적기는 현실적으로 어렵습니다.
- 대화창(세션)이 끝나 버리면 그사이 남긴 내용이 빠지는 경우가 가끔 있습니다.
그래서 이런 누락을 막으려고 AI로 업무일지 앱을 직접 만들어 베타테스트하고 있습니다.
최종 목표는 사람의 입력을 최소로 줄이는 것입니다. 다만 지금은 채팅이든 앱이든 사람이 최소한은 직접 넣어야 합니다.
퇴근 전에 여섯 칸이 다 채워졌는지 확인하면 됩니다.
- 업무일지 양식은 날짜, 한 일, 관계자, 진행 상태, 이슈, 다음 할 일 여섯 칸입니다.
- 일하는 중간에 AI 채팅창에 한 일을 적고 "업무일지에 넣어줘"라고 하면 됩니다.
- 드는 시간은 엑셀 때와 비슷하지만, 정리 체계가 잡힙니다.
- 채팅에 남기지 않은 업무와 세션이 끝난 사이의 내용은 빠질 수 있습니다.
- 정리된 업무일지가 주간·월간 업무보고서의 재료가 됩니다.
여러분은 업무일지를 어디에 쓰고 계십니까? 엑셀, 메모장, 앱 중 무엇을 쓰는지, 가장 자주 빠뜨리는 칸은 무엇인지 댓글로 알려 주십시오.
작성 시점: 2026년 10월
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