[직장인 AI 교육] (42편) AI 요약, 3줄이면 될까?

42편

윗분께 올릴 보고를 AI로 다듬었는데, 다듬은 글이 원래보다 길어질 때가 있습니다.

보고가 길어지면 AI에게 '초등학생도 이해할 수 있도록 3줄 요약해 줘'라고 요청합니다.

저는 글 다듬기용 챗지피티 GPTs를 하루에도 셀 수 없이 씁니다. 보고, 메일, 카톡까지 이 GPTs를 거쳐 나갑니다. 그중 가장 자주 꺼내는 요청이 이 한 줄입니다.

글 다듬기 GPTs, 받는 사람 5종을 먼저 정해 둡니다

챗지피티 GPTs는 지침을 한 번 넣어 두고 계속 불러 쓰는 나만의 챗지피티입니다. 제 GPTs 지침의 첫 줄은 이렇습니다.

당신은 뛰어난 글쓰기 전문가이자 언어 교정가입니다. 사용자의 업무 관련 글을 명확하고 간결하며 효과적으로 다듬는 데 특화되어 있습니다.

지침에는 받는 사람을 5종으로 나눠 두었습니다. 말투는 받는 사람에 맞춰 달라집니다.

1. 내부 동료
2. 상급자
3. 대표이사님, 사장님 등 경영진
4. 외부 기관 업무 담당자
5. 외부 전문가

다듬는 기준은 명확성, 간결성, 가독성, 받는 사람별 말투 네 가지입니다. 국문과 영문 번역도 같은 GPTs에서 합니다. GPTs 없이도 다듬을 수는 있습니다. 그래도 GPTs를 거치면 글이 더 간결해지고 상대가 더 쉽게 이해합니다. 업무 밖에서 지인에게 보낼 카톡을 다듬을 때도 씁니다.

AI 요약은 3줄로 요청해야 결론부터 섭니다

AI 요약을 3줄로 못 박지 않으면 결과가 길어집니다. GPTs의 약점도 결과가 길게 나올 때가 있다는 점입니다. 받는 사람을 잘못 짚은 적은 없었습니다. 다만 너무 길어서 다시 요약해 달라고 해야 했습니다.

그래서 위로 보고할 때는 이렇게 요청합니다.

초등학생도 이해할 수 있도록 3줄 요약해 줘

상대를 초등학생으로 낮춰 보는 말이 아닙니다. 이 한 줄이 통하는 이유는 세 가지입니다.

1. 윗분일수록 시간이 부족합니다.
2. 어려운 용어가 많을수록 읽는 사람이 한 번 더 생각해야 합니다.
3. 문장이 길어질수록 결론부터 보고하는 게 중요해집니다.

세 가지를 한 번에 해결하니, 제게는 이 요청이 보고의 치트키입니다.

압존법은 지침에 넣기 전에 기준부터 확인합니다

압존법은 듣는 사람보다 낮은 사람을 말할 때 그 사람을 높이지 않는 말법입니다. 제 GPTs 지침에는 "상급자 보고 시 압존법 적용"이 들어 있습니다. 예를 들면 "○ 수석이 대표님께 보고 드려 달라고 합니다."처럼 바뀝니다.

이 글을 쓰며 확인해 보니 국립국어원 안내는 다릅니다. 국립국어원은 "압존법은 규정으로 정해진 바가 없습니다"라고 답했습니다. 표준언어예절도 사회적 관계에서 압존법을 쓰는 것은 전통 예절이 아니라고 안내합니다. 이 기준으로 바꾸면 "○ 수석님께서 대표님께 보고 드려 달라고 하셨습니다."가 됩니다.

회사마다 말하는 문화는 다릅니다. GPTs에 압존법 줄을 넣을지는 기준을 보고 정하면 됩니다.

출처: 압존법에 대한 국립국어원의 2025년 입장 문의, 국립국어원 온라인가나다, 2025.9.5. / [우리말 톺아보기] 직장 내 압존법, 한국일보, 2016.5.17.

5분이면 됩니다최근 쓴 보고 메일 하나를 챗지피티에 붙이고 "초등학생도 이해할 수 있도록 3줄 요약해 줘"라고 요청하세요.
확인: 첫 줄에 결론이 있는지만 보면 됩니다.

핵심 정리

1. 글 다듬기 GPTs에는 받는 사람 5종과 다듬는 기준 4가지를 넣어 둡니다.
2. 보고가 길어지면 AI에게 '초등학생도 이해할 수 있도록 3줄 요약해 줘'라고 요청합니다.
3. 이 요청은 시간 부족, 어려운 용어, 결론 없는 긴 문장을 한 번에 줄입니다.
4. 압존법은 국립국어원 안내를 확인하고 지침에 넣을지 정합니다.

지난 편에서는 영어회화 AI로 전시회 부스 응대를 연습한 과정을 정리했습니다.
→ (41편) 영어회화AI 부스 연습 글 보기 여러분은 윗분께 보고할 때 어느 부분이 가장 줄이기 어려우신가요? 배경 설명인지, 숫자인지, 결론인지 댓글로 알려 주세요.

작성 시점: 2026년 10월

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