[직장인 AI 교육] (40편) 공문양식, AI에 자료 3가지면?

40편

공문은 한 장짜리여도 쉽지 않습니다. 짧게 쓰면서 하고 싶은 말은 분명해야 하기 때문입니다.

AI 공문은 자료 올리기 10분, 검토·보완 10분이면 나옵니다.

저는 최근 한 공공기관에 사업 수행이 어려운 사유를 보고하는 공문을 이 방식으로 썼습니다. 아래에 그 공문의 틀과 AI에게 맡긴 순서를 정리했습니다.

공문양식 기본 틀, 실제 공문의 순서

공문양식은 받는 곳, 제목, 번호를 붙인 본문, 별첨, 보내는 곳 순서로 짜인 틀입니다. 제가 보낸 공문은 아래 순서였습니다.

1. 문서번호·작성일: 회사 규칙에 따른 번호와 날짜
2. 수신·참조: 받는 기관의 장, 담당 부서
3. 제목: 무엇에 대한 공문인지 한 줄
4. 본문: 번호를 붙인 문단 5개
5. 별첨: 첨부 자료 이름과 부수, 맨 끝에 "끝."
6. 발신 명의: 회사 이름과 대표자

본문 5개 문단은 한 문단에 한 가지만 담았습니다.

• 1번 인사: 상대 기관에 드리는 인사 한 줄
• 2번 경위: 언제 무엇이 시작됐는지
• 3번 한 일: 기한 안에 마친 절차와 성과
• 4번 사유: 수행이 어려워진 이유와 근거
• 5번 요청: 양해 요청과 앞으로의 협의 의사

공문 AI 작성, 자료 3가지와 요청 한 문장

공문 AI 작성은 자료 3가지를 올리고 한 문장으로 요청하는 데서 시작합니다. 제가 올리는 자료는 아래 세 가지입니다.

1. 상대방과 그동안 주고받은 소통 내역
2. 공문 내용과 관련된 자료
3. 회사의 기존 공문 서식

요청 문장은 짧습니다.

첨부 자료를 토대로 상대방한테 전달할 공문을 작성해 줘.

초안이 나오면 읽어 보고 부족한 내용을 짚어 보완을 요청합니다. 보통 2~3번 보완하면 꼼꼼한 상사도 만족하는 공문이 나왔습니다. 영문 공문도 거뜬히 써 줍니다.

AI 공문에서 사람이 고치는 곳은 맥락입니다

AI 공문의 약점은 AI가 모르는 맥락입니다. 제가 고친 부분도 대부분 AI가 사정을 몰라 틀린 곳이었습니다.

자료를 많이 줄수록 고칠 곳은 줄어듭니다. 그래서 자료를 찾는 데 시간을 쓸지, 대화로 맥락을 채우는 데 시간을 쓸지 골라야 합니다.

시간은 이렇게 달라졌습니다.

• AI를 쓰기 전: 오래 걸리는 공문은 2시간, 짧은 공문은 20분 안, 반복되는 공문은 5분 안
• AI를 쓴 뒤: 평균 20분 안. 자료를 찾아 올리는 데 10분, 검토와 보완에 10분. 반복되는 공문: 2분

시간보다 더 크게 달라진 점은 따로 있습니다. 쓰는 사람의 뜻과 받는 사람의 이해 사이 간극이 줄었습니다. AI가 다듬어 준 문구 덕분에 업무 경력이 짧아도 빈 곳이 채워집니다. 상사가 다시 써 오라고 하는 횟수도 줄어듭니다.

5분이면 됩니다최근 보낸 공문 서식 1개와 상대방과 주고받은 메일을 AI에 올리세요. 그리고 "첨부 자료를 토대로 상대방한테 전달할 공문을 작성해 줘."라고 요청하세요.
확인: 초안의 날짜와 기한이 메일 내용과 같은지 보면 됩니다.

핵심 정리

1. 공문양식은 수신·참조, 제목, 번호 붙인 본문, 별첨, 발신 명의 순서입니다.
2. 본문은 인사, 경위, 한 일, 사유, 요청 순서로 한 문단에 하나씩 씁니다.
3. AI에는 소통 내역, 관련 자료, 기존 공문 서식 3가지를 올립니다.
4. AI 공문은 자료 올리기 10분, 검토·보완 10분이면 나옵니다.
5. 초안은 2~3번 보완을 요청합니다. 사람이 고치는 곳은 주로 맥락입니다.

지난 편에서는 해외출장 준비자료를 AI로 만든 과정을 정리했습니다.
→ (39편) 해외출장 준비물 글 보기 여러분은 공문을 쓸 때 어느 문단에서 가장 오래 머무르시나요? 경위인지, 사유인지, 마지막 요청인지 댓글로 알려 주세요.

작성 시점: 2026년 10월

#공문양식#공문예시#공문작성법#공문AI#직장인AI교육