[직장인 AI 교육] (39편) 해외출장 준비물, AI로 1시간 만에?

39편
Office worker preparing an overseas business trip checklist with AI

해외출장이 잡히면 준비물부터 현지 교통, 환율까지 챙길 게 끝이 없습니다.

해외출장 통합 준비자료 초안은 AI로 1시간 안에 나옵니다.

지난 9월 베트남 전시회 출장에서 저는 출국 3주 전에 28쪽짜리 통합 준비자료를 AI와 만들었습니다. 다녀와서 쓴 출장보고서도 AI와 함께 썼습니다.

해외출장 통합 준비자료, AI에게 준 정보는 3가지

해외출장 통합 준비자료는 출장에 필요한 정보를 한 문서로 묶은 자료입니다. 제가 AI에게 알려 준 정보는 세 가지뿐입니다.

  1. 전시회 이름
  2. 다른 팀에서 준비해 준 항공권·숙박 정보
  3. 회사 제품 정보

나머지는 AI가 찾아서 채웠습니다. AI가 채운 항목은 아래와 같습니다.

  • 전시회 규모와 방문객 수
  • 출국일(D-day)까지 기간별 체크 항목, 일정표
  • 개인 준비물: 여권, 와이파이 도시락, 명함, 어댑터, 보조배터리, 사진 촬영 준비
  • 회사 준비물, 법인카드, 소액 현금 환전
  • 점검할 사항: 부스 안내 멘트, 제품 질문·답변 목록
  • 현지 기본 정보: 날씨, 전압과 어댑터, 교통수단, 환율, 시차, 인사말
  • 숙소 주변 관광지·쇼핑몰, 공항·숙소·전시장 동선 지도
  • 지인 선물 목록

개인 준비물과 지인 선물 목록은 별도 페이지로 나눠 달라고 했습니다.

Timeline of AI-assisted overseas trip preparation from three weeks before departure to the trip report

AI로 줄어든 해외출장 준비·보고 시간

해외출장 사전 조사는 AI를 쓰기 전 3근무일이 걸렸고, AI 초안으로는 1시간이 걸렸습니다.

AI를 쓰기 전에는 3근무일을 들여도 빠지는 준비물이 생겼습니다. 출장 당일에야 확인한 항목이 있었습니다. 어댑터처럼 현지에 가서야 빠진 걸 안 준비물도 있었습니다.

이번에는 AI와 함께 출국 3주 전에 초안을 1시간 안에 만들었습니다.

출국 3일 전까지는 초안을 보며 하루 30분씩, 모두 5일 리허설하고 점검했습니다. 출국 2일 전부터는 평소처럼 지내도 부담이 없었습니다.

출장보고서도 같은 방식으로 썼습니다. 다녀와서 현장 사진을 넣은 출장보고서를 AI로 40분 만에 작성했습니다.

준비자료를 만들 때 보낸 요청 문장은 아래와 같습니다.

넌 15년차 해외출장 전문가이자 전시회 운영 경험자야. 첨부 기초자료들을 토대로 해외출장 통합준비자료를 제작해 줄래? 첨부 자료에서 부족한 내용은 직접 구글링해서 채워줄래? (전시회 명칭, 전시회 규모와 방문객 수, D day 까지 기간별 체크항목, 개인 준비물(비자, 여권, 비상금, 트레블월렛, 우산, 충전기, 보조배터리, 보조배터리용 지퍼백(기내 탑승) 등), 회사 준비물, 법인카드, 소정의 현금환전, 일정표, 점검할 사항들(부스 멘트, 당사 제품 관련 질문/답변 목록), 현지 기본 정보(날씨, 기후, 국가특색(220v vs 110v 등 어댑터 필요여부, 주요 교통수단, 환율, 시차 등), 숙소 주변 유명 장소(관광지, 개인 선물 구매 쇼핑몰 포함), 간단한 인사 용어 등), 주요 장소 동선 포함 지도(공항, 숙소, 전시장 등), 지인 선물 목록 등을 넣어주되 개인 준비물과 지인선물 목록 등 개인적인 항목은 별도 페이지로 구성해 줘.

요청 문장이 이만큼 길지 않아도 큰 틀은 대부분 AI가 알아서 채웁니다.

해외출장 준비물 답을 구체적으로 받는 두 가지 방법

AI는 질문에 따라 일반적인 답을 주기도 하고 구체적인 답을 주기도 합니다. 그래서 두 가지를 더 했습니다.

  1. 대분류마다 다시 묻습니다. 개인 준비물, 현지 교통처럼 항목별로 구체적인 요청을 따로 보냅니다.
  2. 검색 결과 링크를 AI에게 줍니다. 나라 이름을 넣어 "OO 출장 준비 주의사항"을 검색하고, 그 결과 링크를 AI에게 주며 준비를 맡깁니다.

두 번째 방법으로 얻은 정보가 현지에서 가장 쓸모 있었습니다. 베트남을 비롯한 동남아에서는 그랩(Grab) 앱을 쓰면 됩니다. 택시 사기 걱정 없이 공항에서 숙소까지 싸고 편하게 갈 수 있습니다. 물건과 음식 배달도 앱으로 현지에서 싸게 이용할 수 있습니다.

5분이면 됩니다다음 출장지 이름을 넣어 "OO 출장 준비 주의사항"을 검색하세요. 결과 링크 2~3개를 AI에게 주고 개인 준비물 목록을 요청하세요.
확인: 목록에 어댑터, 와이파이, 현지 교통 앱이 들어 있는지 보면 됩니다.
핵심 정리
  1. 전시회 이름, 항공권·숙박 정보, 제품 정보만 주고 해외출장 통합 준비자료 초안을 요청합니다.
  2. 개인 준비물과 지인 선물 목록은 별도 페이지로 나눕니다.
  3. 대분류마다 구체적인 요청을 다시 보냅니다.
  4. "OO 출장 준비 주의사항" 검색 결과 링크를 AI에게 줍니다.
  5. 초안이 나오면 하루 30분 리허설로 빠진 항목을 찾습니다.
  6. 귀국 후 출장보고서는 현장 사진을 넣어 AI와 함께 씁니다. 저는 40분 걸렸습니다.
지난 편에서는 AI PPT로 보고 자료를 만든 과정을 정리했습니다.
→ (38편) AI PPT 글 보기 여러분은 해외출장에서 현지에 가서야 빠진 걸 안 준비물이 있으셨나요? 댓글로 남겨 주시면 다음 출장 목록에 함께 넣어 보겠습니다.

작성 시점: 2026년 10월

#해외출장준비물#해외박람회#박람회부스#출장보고서#직장인AI교육

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